Какие документы обязаны выдать при увольнении
Пакет делится на две неравные части: одно вам отдадут само, о другом придётся попросить письменно и заранее. О второй половине обычно не вспоминают, а потом выясняется, что справка нужна была для центра занятости или для налогового вычета. Ниже полный реестр с разбором каждого документа.
Коротко: что нужно знать
- Без заявления выдают пять документов, остальные — только по вашей письменной просьбе.
- Автоматическую часть отдают в день увольнения, заказанную — в течение трёх рабочих дней.
- Копии выдаются бесплатно и должны быть заверены надлежащим образом.
- Заявление на справки лучше подать за несколько дней до ухода, а не в последний.
- Задержка выдачи трудовой книжки оплачивается работодателем как вынужденный прогул.
- Право запросить копии сохраняется и после увольнения — сроком оно не ограничено.
Выдача документов при прекращении договора — статья 84.1 ТК РФ, копии документов, связанных с работой, — статья 62, ответственность за задержку выдачи трудовой книжки — статья 234, сведения о трудовой деятельности — статья 66.1.
Полный список одной таблицей
| Что именно | Выдают | Зачем нужен потом |
|---|---|---|
| Трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р | Сразу | Подтверждение стажа для новой работы и для пенсии |
| Расчётный листок | Сразу | Единственный документ, из которого видно, как сложилась выплата |
| Выписка из подраздела 1.2 раздела 1 ЕФС-1 | Сразу | Сведения о страховом стаже за текущий год |
| Выписка из персонифицированных сведений | Сразу | Начисления и взносы за последний месяц |
| Копия раздела 3 расчёта по страховым взносам | Сразу | Взносы за последние три месяца |
| Приказ о прекращении договора | Ознакомление под подпись; копия по заявлению | От даты вручения копии идёт месяц на обращение в суд |
| Справка о доходах и суммах налога | По заявлению | Вычеты, кредит, новый работодатель |
| Справка о среднем заработке | По заявлению | Назначение пособия по безработице |
| Копии приказов о приёме и переводах | По заявлению | Подтверждение должностей и периодов работы |
| Медицинская книжка | По заявлению | Если работа требовала её оформления |
Состав пакета на 2026 год.
Трудовая книжка или СТД-Р
Главный документ пакета, и здесь возможны два варианта в зависимости от того, сохранили вы бумажную книжку или перешли на электронный формат.
| У вас | Что получаете |
|---|---|
| Бумажная трудовая книжка | Книжку на руки под роспись в книге учёта движения трудовых книжек |
| Электронная трудовая книжка | Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р |
| Оба варианта | Так не бывает: выбор делается один раз и окончательно |
| Книжка утеряна работодателем | Дубликат, который он обязан оформить |
Что выдают вместо трудовой книжки.
Форму СТД-Р заверяют подписью уполномоченного лица и печатью, если она используется. Электронный вариант подписывается усиленной квалифицированной подписью. Тот же документ, но за весь период работы у всех работодателей, можно бесплатно получить на Госуслугах — он называется СТД-СФР и пригодится, когда справка нужна быстро, а бывший работодатель отвечать не спешит. Подробнее о самих формах — на странице о трудовой книжке и СТД-Р.
Расчётный листок
Документ, который недооценивают чаще всего. Именно из него видно, из чего сложилась итоговая сумма: сколько дней оплачено, за сколько дней отпуска начислена компенсация, что удержано и почему.
- Выдаётся без заявления, за месяц увольнения.
- Форма утверждается самим работодателем, но состав сведений установлен кодексом.
- В нём должны быть видны все составные части выплаты, все удержания и итоговая сумма.
- Без него проверить расчёт невозможно, а спорить о суммах бессмысленно.
Записка-расчёт по форме Т-61, о которой часто спрашивают, — это внутренний документ бухгалтерии. Обязательной она перестала быть ещё в 2013 году, выдавать её вам никто не обязан, и по содержанию расчётный листок ничем не хуже. Как читать его строки, разобрано в расчёте при увольнении.
Выписки о стаже и взносах
Три документа, которые появились после перехода на новую отчётность и о которых почти никто не знает. Между тем именно они подтверждают, что работодатель отчитался о вас в Социальный фонд.
| Выписка | Что в ней |
|---|---|
| Выписка из подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 | Ваш страховой стаж за текущий календарный год |
| Выписка из персонифицированных сведений о физических лицах | Начисления и взносы за последний месяц работы |
| Копия раздела 3 расчёта по страховым взносам | Данные о взносах за последние три месяца |
Три выписки, которые выдают автоматически.
Через несколько лет проверить, попали ли ваши взносы в лицевой счёт, будет сложно, а расхождения в стаже всплывают обычно при назначении пенсии. Эти выписки — доказательство на вашей стороне, поэтому не выбрасывайте их вместе с ненужными бумагами.
Приказ об увольнении
С приказом обязаны ознакомить под подпись, а копию выдают по заявлению. Просить её стоит всегда и в тот же день: именно от даты вручения копии отсчитывается месячный срок на обращение в суд по спору об увольнении.
- Проверьте дату увольнения, основание и ссылку на пункт статьи 77.
- При увольнении по собственному желанию указывают пункт 3 части первой статьи 77.
- Копия должна быть заверена: подпись, должность, дата, отметка о верности.
- Если приказ издать невозможно — например, вас нет на месте, — на нём делают запись об этом.
Что именно должно быть в приказе и как проверить его на ошибки, разобрано на странице о приказе об увольнении.
Справки по заявлению
Вот та половина пакета, о которой забывают. Работодатель не обязан напоминать вам о ней и по своей инициативе ничего из этого не выдаст.
| Справка | Для чего | Что важно |
|---|---|---|
| О доходах и суммах налога | Налоговые вычеты, кредит, новый работодатель | Прежнее название 2-НДФЛ; выдаётся за текущий год и по запросу за прошлые |
| О среднем заработке | Назначение пособия по безработице в центре занятости | Форма своя, у центра занятости обычно есть образец |
| О периоде работы и должности | Подтверждение опыта для нового работодателя или для визы | Составляется в свободной форме на бланке организации |
| Копии приказов о приёме и переводах | Подтверждение периодов и должностей | Выдаются бесплатно и заверенными |
Что выдают только по письменному заявлению.
Что ещё можно запросить
Формулировка кодекса широкая: копии документов, связанных с работой. Под неё подпадает почти всё, что касается лично вас, а не деятельности организации.
| Что запрашиваем | Обязаны ли выдать |
|---|---|
| Копию трудового договора и дополнительных соглашений | Да |
| Копии приказов о поощрениях и взысканиях | Да |
| Выписки из табеля учёта рабочего времени | Да В части, касающейся вас |
| Медицинскую книжку | Да Она ваша, а не работодателя |
| Должностную инструкцию | Да Если вы с ней знакомились |
| Характеристику или рекомендательное письмо | Нет Составляется по доброй воле |
| Внутренние документы компании, вас не касающиеся | Нет |
Что можно и нельзя потребовать по статье 62.
Как заказать недостающее
Заявление свободной формы, но перечислять документы нужно конкретно: расплывчатое «прошу выдать все справки» кадровая служба истолкует по-своему. И, как всегда, экземпляра два — на своём получаете отметку о принятии.
Заявление о выдаче документов, связанных с работой
Готовый бланк со списком: справки о доходах и среднем заработке, копии приказов, выписки, трудовой договор. Второй страницей — в какой срок обязаны выдать, сколько это стоит и что делать при отказе.
Подумайте, что понадобится: пособие по безработице, налоговый вычет, кредит, новая работа. Каждому из этих случаев соответствует своя справка.
На исполнение у работодателя три рабочих дня. Поданное в день увольнения заявление исполнят уже после того, как вы уйдёте.
Дата, входящий номер, должность и подпись принявшего на вашем экземпляре.
Заверение, суммы, периоды и правильность написания фамилии. Исправлять потом сложнее.
Сроки выдачи
| Что | Когда |
|---|---|
| Трудовая книжка, СТД-Р, расчётный листок, выписки | В день увольнения |
| Документы по письменному заявлению | В течение трёх рабочих дней со дня подачи |
| Документы, запрошенные после увольнения | Тот же срок — три рабочих дня |
| Если вас нет на месте в день увольнения | Уведомление направляют в тот же день; далее по вашему ответу |
| Отправка почтой | В течение трёх рабочих дней со дня вашего письменного согласия |
Сроки выдачи.
Если вас нет на месте
Ситуация обычная: человек на больничном, в отпуске или просто уехал. Закон её предусматривает и перекладывает первый шаг на работодателя.
- В день увольнения он обязан направить вам уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку почтой.
- Со дня отправки такого уведомления ответственность за задержку выдачи с него снимается.
- Ваше согласие на отправку почтой должно быть письменным — устное по телефону не подойдёт.
- После вашего обращения книжку обязаны выдать в течение трёх рабочих дней.
- Сведения по форме СТД-Р при отсутствии на месте направляют почтой заказным письмом с уведомлением.
Именно на этом пункте чаще всего рушатся споры о задержке. Работодатель показывает квитанцию об отправке уведомления, и дальнейшее промедление оказывается уже не его ответственностью. Если письмо пришло — реагируйте письменно и сразу.
Если на руки ничего не дали
| Что не выдали | Чем это грозит компании |
|---|---|
| Трудовую книжку или СТД-Р | Возмещение неполученного заработка за весь период задержки |
| Расчётный листок | Административная ответственность за нарушение трудового законодательства |
| Справки по заявлению | То же самое; кроме того, инспекция вправе выдать предписание |
| Копию приказа | Срок на обращение в суд в вашу пользу отсчитывается позже |
Ответственность за невыдачу.
В двух экземплярах с отметкой о принятии. Если принимать отказываются — заказным письмом с описью вложения.
Подаётся онлайн и бесплатно, рассматривается тридцать дней. Инспектор вправе выдать предписание о выдаче.
Помимо самих документов взыскиваются неполученный заработок за период задержки и компенсация морального вреда. Госпошлину работник не платит.
Что проверить при получении
| Бумага | На что смотреть |
|---|---|
| Трудовая книжка | Формулировку записи, ссылку на пункт статьи, номер и дату приказа, подпись и печать |
| СТД-Р | Те же реквизиты плюс правильность написания фамилии и СНИЛС |
| Расчётный листок | Число оплаченных дней, количество дней отпуска к компенсации, состав удержаний |
| Приказ | Дату увольнения, основание, ссылку на пункт части первой статьи 77 |
| Справка о доходах | Период, суммы по месяцам, удержанный налог |
| Справка о среднем заработке | Расчётный период и итоговую величину — от неё зависит пособие |
| Выписки ЕФС-1 и РСВ | Совпадение периодов работы и наличие начислений |
Что смотреть прямо при получении.
Сколько хранить и как восстановить
Ответ короткий: дольше, чем кажется. Большинство этих бумаг понадобится не завтра, а через годы — при назначении пенсии, при проверке стажа, при споре о взносах.
| Что | Сколько хранить | Как восстановить, если потерян |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Постоянно | Дубликат у последнего работодателя либо по сведениям фонда |
| СТД-Р | Постоянно | СТД-СФР бесплатно на Госуслугах, за весь период работы |
| Приказ об увольнении | Пока не истекут сроки на обращение в суд | Копия в архиве работодателя |
| Справка о доходах | 4 года — срок хранения налоговых документов | Через личный кабинет налоговой либо у работодателя |
| Выписки ЕФС-1 и РСВ | До назначения пенсии | Выписка из лицевого счёта в фонде |
| Расчётный листок | 1 год — до истечения срока на денежный спор | Запрос работодателю |
Хранение и восстановление.
Отдельная оговорка про ликвидацию. Когда организация исключена из реестра, обращаться становится не к кому: документы уходят в архив, а часть справок восстановить невозможно вовсе. Поэтому при ликвидации забирать пакет нужно до того, как процедура завершится.
Отдельные ситуации
| Ситуация | Как получают документы |
|---|---|
| Дистанционный работник | Заказным письмом с уведомлением в течение трёх рабочих дней, либо через кадровый ЭДО |
| Вахтовый метод | По возвращении с вахты либо почтой с письменного согласия |
| Работник на больничном | Почтой с согласия; за самим приходить необязательно |
| Работник умер | Выдают членам семьи или иждивенцам по документам о родстве |
| Организация ликвидируется | Забрать всё до исключения из реестра; потом только через архив |
| Работодатель — индивидуальный предприниматель | Порядок тот же, включая обязанность вести и выдавать книжку |
Как получить пакет в нестандартных случаях.
Справка 182н: её больше нет
Самый живучий миф в теме. Форму 182н отменили с 1 января 2023 года, потому что сведения о заработке для расчёта больничных Социальный фонд теперь получает от работодателей напрямую, без участия работника.
| Было до 2023 года | Стало сейчас |
|---|---|
| Справка 182н о сумме заработка за два года | Не выдаётся; данные у фонда есть без неё |
| Работник нёс её новому работодателю | Новый работодатель ничего не запрашивает |
| Без справки больничный считали по минимуму | Расчёт производится по данным фонда |
| Отдельно оформлялась при каждом увольнении | Её заменили выписки из ЕФС-1 и расчёта по взносам |
Что изменилось после отмены формы 182н.
Если в отделе кадров или в статье пятилетней давности вам говорят «не забудьте взять 182н» — это устаревшая информация. Требовать её не нужно, а отказ её выдать нарушением не является.
Почему пакет устроен именно так
Деление на «выдаём сами» и «выдаём по просьбе» кажется произвольным, но за ним стоит понятная логика. Автоматически отдают то, без чего человек объективно не может двигаться дальше: без книжки или сведений о трудовой деятельности его не примут на новую работу, без данных о стаже и взносах он не сможет проверить свой лицевой счёт. Всё остальное зависит от планов, о которых работодатель знать не обязан.
Заметно, что состав пакета за последние годы сильно изменился, и изменился в одну сторону: бумаг, которые человек носит между организациями, становится меньше. Справку 182н отменили, потому что данные и так есть у фонда. Бумажная трудовая книжка постепенно уступает электронной. Логика везде одна: если государство уже располагает сведениями, заставлять гражданина переносить их на бумаге бессмысленно.
Обратная сторона у этого процесса тоже есть. Чем больше данных хранится централизованно, тем труднее заметить ошибку: пока справка была на руках, расхождение в стаже обнаруживалось сразу, а теперь всплывает при назначении пенсии — то есть спустя десятилетия. Именно поэтому выписки, которые выдают при увольнении, стоит сохранять, даже если кажется, что они уже никому не нужны.
Словарь: восемь понятий
Сведения о трудовой деятельности от работодателя
Те же сведения, но за весь период работы, с Госуслуг
Единая форма отчётности в Социальный фонд
Расшифровка начислений и удержаний за месяц
Всё, что касается лично вас, — по статье 62
Подпись, должность, дата и отметка о верности
Срок исполнения вашего письменного запроса
Отменена с 2023 года, её больше не выдают
Мифы и как на самом деле
| Миф | Как на самом деле |
|---|---|
| «Все документы выдают автоматически» | Половину пакета выдают только по письменному заявлению |
| «За копии нужно платить» | Копии документов, связанных с работой, выдаются бесплатно |
| «Справку 182н надо обязательно взять» | Её отменили с 2023 года, данные фонд получает сам |
| «Обязаны дать характеристику» | Не обязаны: её пишут по доброй воле |
| «После увольнения запросить уже нельзя» | Право сохраняется, срок исполнения тот же |
| «Записка-расчёт Т-61 положена работнику» | Это внутренний документ бухгалтерии |
| «Трудовую можно забрать когда удобно» | Её обязаны выдать в день увольнения, задержка оплачивается |
| «Электронную книжку можно вернуть на бумагу» | Выбор делается один раз и обратной силы не имеет |
Восемь заблуждений об этом пакете.
Шесть ошибок, которые дорого стоят
- Подать заявление на справки в последний день, не оставив трёх рабочих дней на исполнение.
- Не взять копию приказа и потерять точку отсчёта месячного срока на обращение в суд.
- Не прочитать запись в книжке при получении.
- Выбросить выписки о стаже и взносах, посчитав их бухгалтерским мусором.
- Не забрать всё до завершения ликвидации организации.
- Требовать справку 182н и тратить время на спор вместо нужных бумаг.
Вопросы и ответы
Какие документы обязаны выдать при увольнении?
Без всякого заявления: трудовую книжку либо сведения по форме СТД-Р, расчётный листок, выписку из подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1, выписку из персонифицированных сведений и копию раздела 3 расчёта по страховым взносам. По письменному заявлению — справки о доходах и о среднем заработке, копии приказов и другие документы, связанные с работой.
В какой срок выдают документы?
Те, что положены автоматически, — в день увольнения. Те, что выдают по заявлению, — в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Поэтому заявление лучше подать заранее, а не в последний день.
Нужно ли платить за копии документов?
Нет. Копии документов, связанных с работой, выдаются бесплатно и должны быть надлежащим образом заверены. Требовать оплату работодатель не вправе.
Что делать, если трудовую книжку не отдают?
Направить письменное требование и зафиксировать дату. Задержка выдачи — самостоятельное нарушение: работодатель обязан возместить не полученный за это время заработок. Параллельно подаётся обращение в инспекцию труда.
Можно ли получить документы почтой?
Да, с вашего письменного согласия. Более того, если в день увольнения вас не было на месте, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку.
Выдают ли справку 2-НДФЛ при увольнении?
Форма с таким названием больше не применяется, но сам документ никуда не делся: он называется справкой о доходах и суммах налога физического лица. Выдаётся по вашему письменному заявлению.
Нужна ли справка 182н?
Её отменили с 1 января 2023 года: сведения о заработке для расчёта больничных Социальный фонд получает от работодателей напрямую. Требовать её не нужно, и выдавать её не будут.
Обязаны ли выдать характеристику или рекомендательное письмо?
Нет, это не документ, связанный с работой в смысле кодекса, и обязанности его составлять у работодателя нет. Такие письма пишут исключительно по доброй воле.
Что делать, если работодатель ликвидируется?
Получить документы нужно до момента исключения организации из реестра — после этого обращаться будет не к кому. Сведения о стаже и взносах впоследствии можно запросить в Социальном фонде, но справки о доходах восстановить будет уже негде.
Можно ли запросить документы после увольнения?
Да, право на получение копий документов, связанных с работой, сохраняется и после прекращения трудовых отношений. Срок исполнения тот же — три рабочих дня со дня письменного обращения.
Сколько хранить документы об увольнении?
Как минимум до назначения пенсии: именно ими подтверждается стаж за периоды, по которым у фонда может не быть данных. Справки о доходах пригодятся для вычетов и кредитов в ближайшие годы, а копия приказа — пока не истекут сроки на обращение в суд.
Выдают ли что-то, если человек умер?
Трудовую книжку и все документы получают члены семьи или иждивенцы, предъявив документы о родстве. Им же выплачивается и весь причитавшийся расчёт.