Запись об увольнении: формулировки под каждое основание

Одна строка, которую вы прочитаете за десять секунд, а исправлять при ошибке будете месяцами. Формулировка берётся не из головы кадровика, а из кодекса: у каждого основания своя, с точной ссылкой на пункт и часть статьи. Ниже — все варианты таблицей и порядок исправления, если написали не то.

Коротко: что нужно знать

• Формулировка должна дословно соответствовать кодексу и приказу об увольнении.
• Сокращения в трудовой книжке запрещены: пункт, часть и статья пишутся полностью.
• При уходе по собственному желанию указывают пункт 3 части первой статьи 77, а не статью 80.
• Причину увольнения не пишут — кроме случаев, когда вы сами об этом попросили письменно.
• Зачёркивать нельзя: неверную запись признают недействительной и вносят новую.
• Читайте запись при получении книжки, а не дома: потом исправлять сложнее.

Из чего она состоит

Строка в книжке состоит из четырёх граф, и в каждой своё содержимое. Ошибка может прятаться в любой из них, поэтому смотреть надо все четыре.

Ниже последней записи ставятся подпись ответственного лица с расшифровкой, печать организации при её наличии и ваша подпись — как подтверждение того, что вы с записями ознакомлены.

Правила оформления

• Вносится всё без сокращений: «пункт 3 части первой статьи 77», а не «п. 3 ч. 1 ст. 77».
• Дата пишется арабскими цифрами в формате день, месяц, год — «16.03.2026».
• Пишут чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета; в книжке допустим и печатный способ.
• Нумерация сквозная: пропускать номера и оставлять пустые строки нельзя.
• Формулировка воспроизводит текст кодекса дословно, своими словами её не пересказывают.
• Ссылка на кодекс приводится полностью, с указанием «Трудового кодекса Российской Федерации».

Все формулировки одной таблицей

Ниже формулировка и ссылка разнесены по колонкам — так виднее структура. В самой книжке они пишутся одной строкой и слитно: сначала текст, потом ссылка полностью, с указанием кодекса.

Обратите внимание на глаголы в третьей колонке. Там, где инициатива исходит от кого-то из сторон, договор «расторгнут»; там, где причина от их воли не зависит, он «прекращён». Разница не косметическая, и разобрана она ниже отдельно.

По собственному желанию

Самый частый случай и самая частая ошибка. Процедура описана статьёй 80, поэтому кадровики иногда указывают именно её. Но основание прекращения договора перечисляет статья 77, и в книжку идёт её пункт 3 части первой.

Когда причину указывают

По умолчанию причина в записи не фигурирует: закон её не требует, а кадровая служба по своей инициативе ничего не добавляет. Но если причина даёт вам льготу, её вписывают — по вашему письменному заявлению.

Просить об этом нужно заранее и письменно — дописать причину задним числом сложнее, чем внести сразу. Какие основания дают право уйти без отработки, разобрано на странице об увольнении без отработки.

По соглашению сторон

Запись короткая и нейтральная, причин и условий в ней нет. Договорённость о компенсации остаётся в самом соглашении и в книжку не попадает.

• Формулировка: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77…».
• Основанием указывают соглашение о расторжении, его номер и дату, а не заявление.
• Сумма компенсации не отражается ни при каких обстоятельствах.
• Для кадровых служб такой вариант нейтрален: он ничего не говорит о причинах ухода.

Сокращение и ликвидация

Оба основания находятся в статье 81, но пункты разные, и путать их нельзя: от формулировки зависят условия постановки на учёт в центре занятости.

Разницу между сокращением численности и сокращением штата на практике почти не замечают, а она есть: в первом случае убирают часть одинаковых должностей, во втором должность исчезает из штатного расписания целиком. На ваши права это не влияет — выплаты и гарантии одинаковые, — но формулировка должна соответствовать тому, что произошло на самом деле.

Именно эта запись подтверждает право на выходное пособие и на сохранённый заработок за второй и третий месяцы. Если вместо неё стоит увольнение по собственному желанию, доказывать что-либо будет крайне трудно — разбор выплат на странице о выходном пособии.

За виновные действия

Самая неприятная группа записей. Здесь указывают не только пункт, но и подпункт, а текст называет проступок прямым текстом.

Указание подпункта здесь обязательно и принципиально. Пункт 6 объединяет шесть разных проступков, и без буквы непонятно, что именно произошло: прогул и хищение формально стоят в одном пункте, но воспринимаются совершенно по-разному. Если подпункт не указан, запись неполна и подлежит исправлению.

Обстоятельства вне воли сторон

Статья 83 собирает случаи, когда договор прекращается независимо от желания кого-либо из сторон. Здесь используется слово «прекращён», а не «расторгнут».

Срочный договор и совместительство

Заметьте, что первые три строки дают одну и ту же ссылку. Срочный договор заканчивается по одному основанию независимо от того, чем именно был определён его срок — календарной датой, выходом основного работника или завершением конкретной работы. Разница остаётся только в самом договоре, в книжку она не переносится.

Кто и чем заверяет

Запись без заверения неполна. Под последней строкой ставятся три элемента, и отсутствие любого из них — повод потребовать исправления.

• Подпись работодателя либо лица, ответственного за ведение трудовых книжек, с расшифровкой.
• Печать организации — если она используется; её отсутствие само по себе запись не порочит.
• Ваша подпись как подтверждение того, что вы всё прочитали.
• Отдельно вы расписываетесь в книге учёта движения трудовых книжек при получении.

Как это выглядит в СТД-Р

При электронном формате те же сведения передаются в Социальный фонд и выдаются вам в виде формы СТД-Р. Содержание совпадает, но структура другая.

Разница в способе исправления существенная: в книжке ошибка остаётся видна навсегда, пусть и перечёркнутой по смыслу, а в электронных сведениях корректировка просто заменяет данные. Подробнее об обоих форматах — на странице о трудовой книжке и СТД-Р.

Что проверить у себя

Как исправить ошибку

Порядок жёсткий и не допускает импровизации. Ошибку не замазывают и не зачёркивают — её отменяют новой записью.

Признание записи недействительной

Так называется процедура отмены. Формально запись остаётся в книжке навсегда — её нельзя удалить, — но юридической силы она больше не имеет.

• Отменённая строка остаётся видимой: это особенность бумажного носителя.
• Если вам важно, чтобы её не было видно, можно потребовать дубликат книжки — в него недействительные записи не переносятся.
• Дубликат оформляется по письменному заявлению, на титульном листе ставится отметка «Дубликат».
• В электронных сведениях корректировка просто заменяет данные, следов не остаётся.

Право на дубликат в такой ситуации — практичный, но малоизвестный инструмент. Особенно он полезен, когда ошибочно указали увольнение за виновные действия: объясняться при трудоустройстве не придётся вовсе.

Почему «расторгнут», а не «уволен»

В формулировках кодекса три разных глагола, и различие между ними не стилистическое. Договор расторгается, когда прекращение происходит по воле одной из сторон или по их соглашению. Договор прекращается, когда причина лежит вне этой воли: истёк срок, работника призвали, прежний сотрудник восстановлен судом. А увольняется — сам работник, а не договор.

Отсюда и практическая закономерность: в записях по статье 81 и по пункту 3 части первой статьи 77 уместнее «расторгнут», а в записях по статье 83 и по пункту 2 — «прекращён». Оба варианта на практике не оспариваются, но точная формулировка сразу показывает, кто был инициатором. Кадровик со стажем прочитывает это мгновенно, ещё до того, как дойдёт до номера пункта.

Такая избыточная точность юридического языка часто кажется бюрократическим украшательством, но у неё есть причина. Правовой текст пишется для ситуации спора, когда стороны заинтересованы прочитать его по-разному. Обычная речь допускает синонимы, потому что рассчитывает на добросовестного собеседника; юридическая закрепляет за каждым словом один смысл именно потому, что на добросовестность не рассчитывает. Для работника вывод простой: чем ближе запись к тексту кодекса, тем меньше поводов её толковать.

Словарь: восемь понятий

Мифы и как на самом деле

Шесть ошибок, которые дорого стоят

• Не прочитать строку при получении книжки и обнаружить ошибку через годы.
• Согласиться на зачёркивание вместо законной отмены.
• Не сверить номер и дату приказа в графе основания с копией самого приказа.
• Не попросить вписать причину, когда она даёт право на льготу.
• Принять формулировку об уходе по собственному желанию, когда фактически было сокращение.
• Не знать о праве на дубликат и годами объясняться из-за отменённой строки.

Вопросы и ответы

Читайте дальше